(5) 홍보자료 잘 정리하는 팁

[아무도 모르는 스타트업, 모두가 알게하는 홍보] (5) 홍보자료 잘 정리하는 팁

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네오펙트 PR 담당 최안나님과 모비인사이드의 파트너쉽으로 제공되는 기사입니다.

제가 작년에 미국 포브스 기자에게 회사 홍보 자료를 전달한 후, 그분이 저에게 이런 트윗을 날려준 적이 있습니다.

생각지 못한 피드백에 기분이 좋았지만 놀라기도 했습니다. 제가 대단한 자료를 작성해서 전달한 것이 아니었기 때문입니다

그래서 왜 이런 피드백을 받았는지에 대해 생각해보고, 기자에게 고맙다고 말을 했더니 ‘생각보다 질문을 받거나, 자료를 요청받았을 때 잘 정리해서 전달하는 홍보 담당자가 의외로 많지 않다’는 답변을 들었습니다.

한국에서는 회사나 제품에 대한 질문이 있을 때 전화나 문자로 하겠지만, 해외라면 이메일로 내용이 전달됩니다. 아무래도 글로만 정리해서 보내줘야 하기 때문에 잘 해야겠지요. 이런 부분은 이메일이나 문서를 작성할 때도 적용되는 것 같은데요. 홍보 내용을 잘 정리하는 팁을 정리해보았습니다.

1. 상대방이 보기 편하게 정리

상대방이 모르는 내용이라도 한번 보고 이해하기 쉽게 정리하는 것입니다. 우리가 흔히 보도자료를 쓸 때 초등학생도 읽어보고 이해할 수 있는 수준으로 씁니다. 가장 기본은 무엇보다 상대방이 이 자료를 봤을 때 쉽게 이해할 수 있게 썼는가를 고민해 봅니다. 또한, 내용은 쉽게 써야 합니다. 어려운 내용도 이해하기 쉽게 풀어서 적어 주세요. 저희 제품도 소프트웨어와 하드웨어가 결합되어 게임으로 재활 훈련을 할 수 있고, 인공지능으로 그 재활 훈련 결과를 분석해 개인 맞춤형 프로그램을 제안합니다. 새로운 제품, 새로운 기술에 대해 쓸 때 어려운 용어는 쉽게 풀어 써야 합니다.

2. 홍보 내용 및 질문에 대한 답변은 보기 편한 포맷으로 정리

저는 워드에서 테이블을 사용해서 하나의 질문 및 답변을 테이블 위에 제목을 볼드로 넣고 답변을 적습니다. 그리고 다음 질문은 다음 테이블 칸에 넣어 질문을 분리해 주는 것도 하나의 방법입니다.

3. 흐름에 따라 내용을 정리

회사, 제품에 대한 소개를 한다고 할 때, 회사 소개가 먼저 들어가고 이후에 제품 각각 소개하는 흐름으로 정리합니다. 기자들이 여러 가지 질문을 한꺼번에 준다면 이에 대해 홍보 담당자가 어떤 흐름으로 내용을 배치하느냐, 효율적이냐를 생각해서 정리합니다.

4. 제품 설명에 맞는 이미지 삽입

제품 설명 후 이에 대한 이미지를 본문 내용에 첨부하면 이해가 더 빠를 수 있습니다. 더불어
기사에 잘 나갈 수 있는 1~3개 정도의 사용됐으면 하는 대표 이미지 컷을 첨부합니다.

예) 제품 이미지, 제품으로 재활 훈련하는 이미지, 평가하는 이미지 등

또한 이미지마다 제목을 친절하게 써줍니다. 그 이미지를 열어보지 않아도, 어떤 것에 대한 건지 알 수 있도록 이미지마다 이름을 달아줍니다. 그 사진을 정확히 설명해주는 제목이어야 합니다. 이미지 파일명은 꼭 회사이름_제품이름.jpg로 해주세요.

5. 제품 이해에 도움이 되는 자료 첨부

요청을 받지 못했더라도 제품을 설명하고 이해하는 데 도움이 될만한 자료들 메일 바디에 써도 되고, 첨부하면 됩니다.

– 동영상 링크
– SNS 계정
– 도움이 되는 기타 자료 등

6. 폴더에 각각의 자료를 미리 정리

각각의 자료들은 요청이 들어왔을 때 바로바로 꺼내서 전달할 수 있도록 정리해 놓습니다. 예를 들어 저는 각 보도자료마다 사진과 함께 워드 파일로 정리해 놓았는데, 한 기자분이 그 특정 내용에 대해 달라고 했을 때 바로 전달해 드리니 자료 정리가 잘 되어 있다는 피드백도 문자로 받은 적도 있습니다.

7. 메일 바디에도 내용을 써줍니다.

이메일로 전달할 때, 워드에 정리한 내용을 메일 바디에도 넣어줍니다. 첨부파일을 열지 않고도 내용이 무엇인지 파악이 될 수 있고, 혹시나 열리지 않는 경우에 대비하기 위함입니다.

내가 보내는 홍보 자료를 받는 상대방이 우리 회사 및 제품에 대해서 전혀 모른다고 가정합니다.

그리고 상대방이 내 이메일, 내 자료를 한번 봤을 때 이해할 수 있도록 간결한 포맷으로, 흐름에 맞춰서, 쉽게 설명해주면 됩니다.

 

 

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현재 13년 차 직장인으로 국제기구, 홍보 컨설팅 회사, 외국계 기업을 거친 뒤 업무 성장과 도전의 기회를 찾아 스타트업 네오펙트에서 근무하고 있습니다. 회사를 다니면서 책을 출판했고, 고려대학교 MBA를 졸업했으며 현재 여러 기관에서 강의하고 있습니다. 자기성찰, 자기계발을 통해 항상 성장하는 인생을 살려고 노력하며 인생 목표 중 하나는 말과 글로 많은 사람의 긍정적인 변화를 돕는 것입니다.